Privacybeleid

In het kort

Deze website is een productcatalogus. U kunt hem zonder account bekijken; zakelijke klanten kunnen een account openen om prijzen te zien en te bestellen. Wij gebruiken geen tracking- of advertentietools. Wij verwerken alleen de gegevens die u ons geeft (in een bericht, een account of een bestelling) en de technische toegangslogs van de server.

Wat wordt verzameld

• Contactformulier: naam, bedrijf, e-mail, telefoon, product van interesse, onderwerp en bericht. Het formulier wordt per e-mail naar ons kantoor in Rotterdam gestuurd; de website bewaart het niet in een eigen database.
• Bij verzending wordt uw IP-adres kort gebruikt, alleen om overmatige verzendingen te blokkeren.
• Toegangslogs van de server: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browsergegevens en verwijzende pagina. 14 dagen bewaard voor beveiliging.
• Klantaccount (optioneel): type account (zakelijk of particulier), naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer, en of wij het account hebben goedgekeurd. Bewaard tot u ons vraagt het account op te heffen.
• Bestellingen: aflever- en factuuradres, contactpersoon, uw ordernummer, btw-nummer en de bestelde producten. De bestelling wordt op de website opgeslagen en doorgegeven aan ons order- en boekhoudsysteem (Odoo, op onze eigen server in de EU). 7 jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Adres opzoeken: als u een Nederlandse postcode invult, stuurt onze server alleen de postcode en het huisnummer naar de openbare adresdienst PDOK van de Nederlandse overheid om straat en plaats in te vullen.
• Btw-controle: bij levering buiten Nederland controleren wij het btw-nummer in het EU-systeem VIES.
• E-mails: wij sturen een welkomstmail als u een account opent en een bevestiging als u bestelt, via onze e-mailprovider.
• Nieuwsbrief: als u zich aanmeldt, worden uw naam en e-mailadres doorgegeven aan onze nieuwsbriefdienst SendFox (Verenigde Staten). U kunt zich afmelden via de link in elke nieuwsbrief; wij stoppen dan met verzenden.
• Voorkeuren: uw gekozen taal, weergave van productlijsten en offertelijst. Zie het Cookiebeleid.

Wat wij niet doen

• Wij gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingtools, pixels of social-media-plug-ins en maken geen bezoekersprofielen.
• Lettertypen en afbeeldingen komen van onze eigen server; bij het openen van een pagina gaan geen verzoeken naar derden.
• Wij verkopen uw gegevens niet en zetten ze niet op marketinglijsten.
• Er is geen AI-chatbot op deze website en geen systeem dat automatisch over u beslist. Zakelijke accounts keuren wij met de hand goed.

WhatsApp en externe links

WhatsApp-knoppen zijn wa.me-links: als u erop klikt, gaat u naar de dienst WhatsApp (Meta) en gelden voor het gesprek de voorwaarden daarvan. Voor links naar websites van fabrikanten en andere sites geldt hun eigen privacybeleid.

Beveiliging

• De website werkt alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS, HSTS).
• Alleen bevoegde redacteuren hebben toegang tot het beheerpaneel; de inhoudsinterface is niet openbaar.
• Formulierverzendingen worden gecontroleerd en beperkt in aantal.
• De server draait op infrastructuur van Contabo GmbH in Duitsland; software wordt actueel gehouden.

Bezoekers uit de EU en EER (AVG)

Uw gegevens zijn beschermd door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verwerkingsverantwoordelijke is Vertex Safety B.V..

• Rechtsgronden: uw verzoek beantwoorden en overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b), wettelijke verplichting (sub c), gerechtvaardigd belang bij websitebeveiliging en zakelijke correspondentie (sub f).
• Uw rechten: inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar (art. 15–21).
• Bewaartermijnen: berichten zolang nodig om ze af te handelen, accountgegevens tot het account is opgeheven, bestellingen en facturen 7 jaar (fiscale plicht), serverlogs 14 dagen.
• Doorgifte: de website en het ordersysteem draaien op servers in de EU en uw correspondentie wordt behandeld op ons kantoor in Rotterdam. Alleen de nieuwsbriefdienst SendFox zit in de Verenigde Staten; die doorgifte steunt op de waarborgen van de AVG (het EU-VS Data Privacy Framework of de EU-standaardcontractbepalingen).
• Klachten: u kunt terecht bij de toezichthouder in uw land; in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen en contact

Wij werken dit beleid bij als dat nodig is; de datum van de laatste wijziging staat bovenaan de pagina. Vragen en verzoeken: besafe@vertexsafety.nl